Alış irsaliyesi, tedarikçiden gelen malin teslim alindiginin sistem içindeki kaydidir. Iki temel senaryo vardir:

1. Tedarikciden irsaliye geldi, faturası sonra:
   • Tedarikci mal ile birlikte irsaliye gonderir
   • Fatura ay sonu veya 7 gün içinde gelir
   • Sistem için alış irsaliyesi oluşturulur, stoga giris yapılır
   • Fatura geldiginde irsaliye faturaya baglanir
2. Kendi olusturdugumuz alış irsaliyesi:
   • Tedarikci küçük esnafsa ve irsaliye duzenleyememisse
   • Numune, hediye, deneme malzemesi sayimi
   • Mal kabul süreci için operasyonel ihtiyaç

Alış irsaliyesi resmi muhasebe belgesi degildir; resmi kayıt alış faturası ile yapılır. Ancak operasyonel takipte stok ve cari hareketleri irsaliye uzerinden sablonlanir.

Mal kabul süreci avantajlari:

• Stok hizla guncellenir, satış yapilabilir hale gelir
• Eksik / hasarli mal tespit edilir
• Tedarikci borcu net olarak hesaplanir

Tedarikciden mal geldiginde mal kabul ekibinin yapacagi adımlar:

1. Fiziksel kontrol:
   • Koli sayısı, dis hasarsiz mi
   • Sevk irsaliyesi mal ile birlikte mi
   • Sürücü / kargo evrak teslim aliyor mu
2. Sayim ve karşılaştırma:
   • Irsaliyedeki miktarlar fiziksel sayima uyuyor mu
   • Eksik veya fazla varsa tedarikciye anlık bildirim
   • Hasarli ürünler ayrilir, foto cekilir
3. Pratik Esnaf sistemine kayıt:
   • Sol menü → Irsaliye → Yeni Alış Irsaliyesi
   • Tarih, tedarikci cari, depo seç
   • Tedarikci irsaliyesindeki kalemleri ekle (barkod / arama)
   • Miktarlari fiziksel sayima göre gir, irsaliyedeki yazana göre degil
   • Fark varsa açıklama alanina not dus ("Tedarikci irsaliyesinde 10 yazili, 9 gelmis")
4. Kaydet
5. Tedarikciye mal kabul tutanagi imzalat (eksik/hasar varsa)

Alış irsaliyesi kaydedildiginde sistem otomatik:

Stok Hareketi:

• Kalemlerdeki miktar kadar seçili depoya giris yapılır
• Stok karti hareket gecmisine Giris kaydı olarak girer
• Maliyet hesabı guncellenir (FIFO ise yeni parti, Ortalama ise ortalama maliyet revize)
• Minimum stok altinda olan ürünler artik yeterli olabilir; sistem uyari rengini gunceller

Cari Hareketi:

• Tedarikci cariye borç kayıt edilir (negatif bakiye gibi gösterilir, ya da alacak hanesinde)
• Borç fatura gelene kadar bekler
• Fatura geldiginde irsaliye borcu silinir, fatura borcu yazilir

Maliyet:

• Alış irsaliyesinde fiyat girilirse maliyet hesabı yapılır
• Fiyat girilmemisse veya farklı ise fatura esnasinda duzeltilir
• Maliyet farkı olusursa maliyet farkı hesabına yansir

Önemli: Alış irsaliyesi KDV indirim hakki dogurmaz. KDV indirimi ancak alış faturasi ile mumkundur. Bu nedenle ay sonu kapanmadan tüm alış irsaliyelerinin faturaya baglanmasi gerekir.

E-Irsaliye mukellefiyetine sahip tedarikciler GIB portali uzerinden e-Irsaliye gonderir. Pratik Esnaf sistemi bunu otomatik yakalar:

1. Sol menü → E-Belge → Gelen e-Irsaliyeler
2. Listede tedarikci, tarih, tutar, ETTN bilgileri gözükür
3. Her e-Irsaliye üzerine tıklayınca detay ekranı açılır
4. 3 secenek vardir:
   • Kabul Et → Sistem otomatik alış irsaliyesi olusturur, stoga giris yapar
   • Red Et → Belgeyi reddet, sebep bildirir; tedarikci yeniden duzenler
   • Iadeli Kabul → Kismi kabul; kalan kalemler iade gibi işlem görür
5. Kabul / red GIB portaline iletilir

Mutabakat:

• Ay sonu tedarikci ile karsilikli irsaliye listesi karsilastirilir
• Sistemde kayıtlı olan irsaliyeler ile tedarikci kayıtları esleshmelidir
• Eksik / fazla irsaliye varsa mutabakat formu ile cozulur
• Mutabakat sonrası fatura kesilir

E-Irsaliye reddi için 8 gün mevzuat süresi vardir; bu süre gectikten sonra red yapilamaz, irsaliye kabul edilmis sayilir.

Alış irsaliyesinde tespit edilen durumlara göre aksiyon:

Eksik Mal:

• Tedarikci irsaliyesinde 100, fiziksel sayimda 95 gelirse
• Sistemde 95 olarak kaydet, aciklamada belirt
• Mal kabul tutanagi ile tedarikciye bildir (foto / video kanit)
• Fatura geldiginde tedarikçiden 95 kalemlik fatura işte, ya da 5 lik iade faturası

Hasarli Mal:

• Mal kabul ediliyorsa ayri lot/parti kayıt et (hasarli olarak işaretle)
• Mal kabul edilmiyorsa iade seç, tedarikciye geri gonder
• Foto belge ile arsivle (3 yıl saklama gerekir)

Fazla Mal:

• Tedarikci irsaliyesinde 100, fiziksel 105 gelirse
• Tedarikciye derhal bildir (genellikle yanlislikla gonderilmistir)
• Iki secenek: kabul edip ek irsaliye işte veya iade et

Tedarikci Faturası Gelmiyor:

• VUK geregi 7 gün içinde fatura gelmesi gerekir
• Gelmezse tedarikciye fatura hatirlatma bildirimi gonder
• Ay sonu kapanirken faturası olmayan irsaliyeler raporlanir, takip edilir