E-Arşiv, e-fatura mükellefi olmayan alicilara (son tuketici, küçük esnaf vb.) kesilen elektronik faturadir.

E-arşiv ile e-fatura farkı:

• E-Fatura → iki mükellef arası, GIB sistemi uzerinden iletilir
• E-Arşiv → mukellefe degil son tuketiciye, email/SMS/kagit ile iletilir

Her ikisi de XML olarak GIB\'e gonderilir; ana fark alici tarafa iletim seklidir.

Kim e-arşiv keser?

• E-fatura mükellefi olan herkes
• Online satış yapanlar (zorunlu)
• Internet uzerinden satış > 5000 TL belirli sektorlerde zorunlu

Sistem otomatik karar verir:

1. Yeni satış faturası oluştur
2. Cari seç
3. Mükellef sorgusu → mükellef degil
4. Fatura tipi otomatik E-Arşiv
5. Ürün satirlari ekle, kaydet

Cari karti yoksa (perakende satış):

• Cari adina "Son Tuketici" veya gerçek isim girilebilir
• TC kimlik / vergi no 11111111111 sistemde sahte değer
• Sistem otomatik e-arşiv son tuketici tipi atar

E-arşiv 3 yontemle iletilir:

• Email — PDF eki + sistem içinde link
• SMS — Link kısa mesaj
• Kagit Çıktı — Yazdir, elden ver

Yazilim içeri yardım: Cari karti email/telefonu varsa otomatik gonderim seçilebilir.

• Email gonderim ücretsiz
• SMS gonderim için kontor gereklidir

Online satislarda fatura kargonun içine konulmaz, e-posta ile iletilir (zorunluluk).

E-arşiv işlemleri:

• İptal — 8 gün içinde sistemden iptal mumkun; alici bildirimi yapılır
• Iade — Iade e-arşiv faturası (ters tutar) kesilir
• Duzeltme — Yapilmaz; ya iptal et yeniden kes ya iade faturası kes

Iade durumlarinda:

1. Fatura listesinde ilgili faturayi aç
2. Iade Faturası Oluştur butonu
3. Iade edilecek ürünler/miktarlar secilir
4. Iade e-arşiv otomatik kesilir, aliciya iletilir

GIB her ay e-arşiv raporu ister:

• O ay kesilen tüm e-arşiv faturalarinin özet bilgisi
• Toplam adet / toplam tutar / toplam KDV
• Belirli bir tarihte gonderim zorunlu

Pratik Esnaf otomatik rapor olusturur:

• Her ayin ilk haftasinda otomatik hazirlanir
• GIB sistemine otomatik gonderilir
• Onaylanma sonrası basarili ibaresi gözükür