Kasko/zorunlu trafik sigortasi kaza bildirimi 48 saat içinde yapilirsa süreç hızlı başlar. Sigorta eksperi 3-7 iş günü içinde araci inceler, hasar tutarini belirler. Yetkili servis onarim için 15-30 gün alir (parça temin ve onarim). Bu süre boyunca ikame araç kasko poliçesinde varsa karşilanir; yoksa şirket yedek araci kullanir. Yaralanma varsa ferdi kaza sigortasi hasta giderlerini karsilar (sağlık raporları ile).
Periyodik bakimi 3 ay veya 5.000 km asilan araç için sistem kirmizi uyari verir ve "sefere uygun degil" statusune dusurur. Sofor tabletinde sefer baslatma engellenebilir. Yönetici override ile bir sefer cikartabilir ama yasal sorumluluk artar: kaza durumunda periyodik bakim aksamasi kusur sayilir. Triger kayisi gibi kritik bakimda asim motor parcalanma riski dogurur; ihmal şirketin tüm yedek araç yatirimini bosa harcatir.
Küçük filolarda manuel kontrol daha önemli: (1) Sofor her dolumda fis fotografini sisteme yukler, (2) Km giris önceki ile karsilastirilir (mantiksiz atlama uyarisi), (3) Haftalik tuketim raporu yoneticiye e-posta gider, (4) Spot kontrol için rastgele araclara depo seviye olcumu yapılır, (5) Sofor ile hedef tuketim sozlesmesi imzalanir (bonus/ceza sistemi). Bu yöntemler yakit kartina alternatif günlük pratiklerdir.
Aniden artan tuketim için kontrol siralamasi: (1) Lastik basinci dusukse %5-10 tuketim artar, (2) Hava filtresi tikalisa motor çok cekis yapar, (3) Yakit filtresi tikalisa enjektor verimsiz çalışır, (4) Sofor surus sekli sertlestiyse (ani fren, hızlı kalkis) GPS verisi ile dogrulanir, (5) Yakit hirsizligi (depo veya tank delinmesi). Sistem otomatik uyari verdiginde önce bu sirayla kontrol yapılır; cozulemezse araç servis bakimina alinir.
Hayir, Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi hostes olmadan sefer yapilamaz. Yapilacaklar: (1) Yedek hostes listesinden ulasilir, (2) Yedek bulunamazsa şirket içindeki uygun bir personel (egitim almis) geçici gorevlendirilir, (3) Hicbir çözüm yoksa sefer iptal edilir ve velilere bildirilir. Yonetmelik ihlali ile yakalanan şirket yetki belgesi askiya alinma riski ile karsilasir; çocuk guvenligi ihmali ağır cezalandirilir.
Sofor istihdami öncesi arşiv kayıtlı adli sicil belgesi e-Devlet uzerinden alinir veya sofordan istenir. Belge tarama ile sisteme yuklenir. Belgede cinsel suc, uyusturucu, kasten yaralama, dolandiricilik gibi kayıt varsa istihdam edilemez. Yonetmelik geregi her 6 ayda bir yenileme tavsiye edilir; bazi belediyeler bunu zorunlu tutar. Aktif gorevdeki sofor yeni suc isler ise sicil otomatik tetiklenmez; veli sikayeti veya rutin kontrol ile tespit edilir.
Zorunlu trafik sigortasi olmadan trafige çıkış yasaktir; kaza durumunda şirket aleyhine sinirsiz tazminat sorumlulugu dogar. Yolcu koltuk ferdi kaza sigortasi okul servisinde de zorunludur. Sistem sigorta bitiş tarihine 30 gün + 15 gün + 7 gün + 1 gün kala kademeli uyari verir. Yenileme yapilmazsa sefer otomatik durdurulur; sofor tabletinde "sigorta bitti, sefer iptal" ekranı çıkar. Bu durumda yedek araç devreye alinir.
Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi 12 yasini dolduran araç okul servisinde calistirilamaz. Yapilacaklar: (1) Dönem sonunda araci hizmetten cekme, (2) Yeni araç alimi veya kiralama, (3) K1/D4 yetki belgesini yeni araca aktarma, (4) ISG-KATIP ve il/ilce trafik mudurluguna bildirim, (5) Eski araç okul servisi disinda kullanılabilir (sehirici taşıma, şirket araci). Yas asimi ile sefere çıkan araç yakalanirsa yetki belgesi iptali ve para cezasi gelir.
Eğer banka entegrasyonu (PEnt) aktifse evet, sistem her sabah banka hesap hareketlerini ceker ve aciklamadaki TC veya öğrenci no ile esleme yapar. Eslesen tahsilatlar otomatik kapatilir, makbuz uretilir. Eslesemeyen havaleler askida tahsilat listesinde gözükür ve manuel kontrole alinir. Veliye aciklamaya "Cocugun TC + ay" yazmasi tavsiye edilir.
Sözleşme kosullari ve 4077 sayili Tuketici Kanunu geregi kullanilmayan ay için iade yapılır. Sistem otomatik olarak: (Toplam dönem ücreti / 10 ay) x (kullanilmamis ay sayısı) hesaplar. Kayıt açma, sigorta ve dosya ucretleri iade edilmez (sozlesmede ayrıca belirtilir). Iade tutarı veliye 15 iş günü içinde banka hesabina iade edilmelidir.
Guzergah tanimlama sırasında Alternatif Rota sekmesinden 2-3 farklı yol kaydedilir. Sabah/oksam saatlerinde trafik durumuna göre sofor uygun olani secer; mobil uygulama trafik verisi ile ETA tahmini her rota için gösterilir. Yagmurlu/karli gün gibi olaganustu durumlar için tatil/kis rotasi tanimlanir; otomatik aktifleme tetiklenir.
Öğrenci kayıt ekraninda "Guzergaha ekle" kutucugu isaretlenirse sistem otomatik en yakin sefere onerir. Onaylanirsa adres pini guzergaha eklenir, durak sirasi yeniden hesaplanir ve sofor tabletinde yeni durak gözükür. Eğer eklenecek sefer doluysa veya çok uzaksa sistem yeni sefer/araç önerisi verir. Manuel müdahale ile sefer arası aktarım da yapilabilir.
ETA (Estimated Time of Arrival - tahmini varis) hesabı güncel trafik verisi + ortalama sefer süresi + mevcut konum uzerinden yapılır. Hatali olmasinin sebepleri: (1) GPS cihazinda gecikmeli sinyal, (2) trafik servisinin güncel olmamasi (yagmurlu hava, kaza), (3) sofor planlanan rota disina cikmasi, (4) ek durak/tek seferlik değişiklik. Sapmalar 5 dakikadan fazla ise sistem otomatik yeni ETA gonderir; veliye güncellenmiş bilgi push edilir.
Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi calismayan GPS ile sefer yapilmasi yasaktir. GPS arizasi tespit edildiginde sistem sofore uyari verir, sefer baslamadan teknik servise yonlendirir. Yedek araç varsa devreye alinir; yoksa velilere iptal bildirimi gider. Acil durumda yetkili önce kolluk kuvvetlerine ihbarda bulunmali, sonra teknik servisi cagirmalidir. GPS arizali sefer kazaya yol acarsa şirket aleyhine ciddi yasal sorumluluk dogar.
Öğrenci Detay → Adres Güncelle menusunden yeni adres ve harita pini girilir. Sistem mevcut guzergaha ekleme mesafe etkisini gosterir: "5 km uzakta, sefer süresi 8 dakika uzar". Eğer ekleme uygun degilse sistem alternatif guzergah onerir veya yeni durak/sefer onerir. Onay sonrası sofor mobil uygulamasinda yeni adres aktif olur; veliye değişiklik bildirimi gider.
Veli ile yazili anlasma yapildiktan sonra Öğrenci Detay → Servis Durumu menusunden statu degistirilir: pasif/iptal/dönem sonu. Sistem otomatik olarak kalan donemin iade tutarini hesaplar ve sözleşme uzerinden mahsuplasir. Öğrenci guzergahtan cikartilir, durak sirasi yeniden hesaplanir, sofor ve hostese bildirim gider. Veli onayi olmadan tek tarafli iptal yapilamaz.
En kritik rapor "Saatlik Doluluk Orani" raporudur. Hangi gün ve saatte salon boş veya doludur gorulur. Boş saatlerde "happy hour" indirimi uygulanarak doluluk artirilir, dolu saatlerde premium fiyat uygulanabilir. "Müşteri Tekrarlama Orani" ikinci kritik rapor: yeni müşteri kazanmak tekrarli müşteri tutmaktan 5x pahalidir. Bu oran %60 altina dustugunde aciliyetle aksiyon alinmalidir (sadakat sistemi, SMS hatirlatma, kalite kontrol). Bu iki rapor kombinasyonu salonun karliligini %30+ artirabilir.
Sistem ay sonu raporu excel veya PDF olarak disa aktarir; mali musavire e-posta ile gonderilir. Daha gelismis senaryoda e-fatura ve e-arşiv fis sistemleri ile entegre calisilir; her gün sonu kesilen fislerin toplamı otomatik mali musavirin sistemine duser. Kasa hareketleri de aylık bazda raporlanir; nakit, POS, havale, paket dusumu ayri gösterilir. Aylik KDV beyannamesi için gerekli tüm veri (ciro toplamı, KDV toplamı, kategoriler) bu raporlarda hazirdir. İyi kurulmus salonlarda mali müşavir ay sonu tek tıkla bilgisini alir.
Sadakat puanlari indirim mahiyetinde olarak degerlendirilir, ek vergisel yuk olusturmaz. Müşteri 100 TL hizmet alip 20 TL puan kullaniyorsa fis 80 TL kesilir, KDV de 80 TL uzerinden hesaplanir. Hediye hizmet (puan ile alinmis) "hediye/numune" kategorisinde fis kesilir, satış siralanmaz. Yıl sonu kalan puanlar borç degildir, hak olarak müşteri kartinda kalir. Sadakat sisteminin aciklamali kurallari salon içinde görülebilir yerde olmalıdır; tuketici kanunu kapsaminda denetlenebilir.
İyi tasarlanmis sadakat sistemi genel ciroyu artirir, kari tutar. Hesap ornegi: yilda 100 müşteri 5 kez geliyor (500 ziyaret), sadakat ile 6.5 kez geliyor (650 ziyaret = %30 artis). Sadakat maliyeti ciro %5i, ama gelen ek %30 ciro net karli. Anahtar: sadakat puan karsiligini karli hizmetlerde kullandirmak (cilt bakim premium gibi). Salon aylık sadakat maliyeti raporu ile kontrol etmelidir; %7 ustune cikiyorsa kurallar gozden gecirilir. Genel kabul: sadakatli müşteri 7x daha karlidir.