Sigorta sozlesmesindeki vadeyi geçen tahsilatlar için sirayla: (1) Sirketin hasar departmanina yazili hatirlatma (e-posta + iadeli taahhutlu posta), (2) Özet hesap mutabakat istegi, (3) Anlasmali servis muhatap kisisi ile görüşme, (4) Hukuk departmanina basvuru veya avukat ihtarnamesi, (5) Sigorta Tahkim Komisyonu basvurusu. Bu süre boyunca sirketle yeni hasar dosyasi acmama (yeni alacak biriktirmemek için) tercih edilebilir. Sistem alacak yaslandirma raporunda 60+ gün geçen tahsilatlari kirmizi gosterir; bu sirketlerle yeni sozlesmede vade kisaltma veya pesin ödeme şartı istenir.
Eksper raporundaki kalemler disinda yapılan işlem sigorta tarafından odenmez. Iki secenek vardir: (1) Ek eksper talebi — sigortadan ek eksper istenir, gelip inceler, ek raporda onay verilirse kapsama eklenir, (2) Müşteri onayi — ek hasar müşterinin cebinden olacak, yazili onay alinarak ayri müşteri faturası kesilir. Hicbir durumda eksper raporu disinda iz birakacak işlem yapilmamali; aksi takdirde ne sigortadan ne müşteriden tahsil edilir. Sistemde "Sigorta İş Emri" tipinde eksper raporundaki kalemler kilitli, baska kalem eklenmesi onay gerektirir.
Tedarikci ile yazili sozlesmede garanti sartlari belirlenmis olmalı (RMA süresi, iade nedenleri kabul listesi). Kabul edilmedi durumda sirayla: (1) sozlesmeyi hatirlatma yazisi, (2) avukat ihtarnamesi, (3) ticaret odasinda arabuluculuk, (4) son care icra/dava. Bu süre boyunca müşterinin maliyetini şirket karsilar; aksi durumda müşteri yatay iletisimde markaya zarar verir. Tedarikci secimine dikkat: iade orani yuksek veya garanti kabul etmeyen tedarikciler kara listeye alinir, küçük fiyat farkı garanti riskini olusturmaya degmez.
Teknik teshis raporu oluşturulur; ariza sebebi belirlenir. (1) Uretim hatasi/parça arizasi: garanti geçerli, ücretsiz tamir + tedarikciye iade. (2) Kullanim hatasi (asiri yuk, yanlis yakit, soğuk havada zorlama vb.): garanti dusebilir, raporda gerekce ayrintili belirtilir, müşteriye yazili sunulur. (3) Dis etken (taslama, su basmasi, kaza): garanti kapsami disi, özel onarim ücretli. Anlasmazlikta hakem heyetine teshis raporu sunulur; rapor olmadan "kullanım hatasi" iddiasi geçersiz sayilir.
Sistemde Kapasite Analizi raporu son 90 gün doluluk oranini ve red edilen randevu sayisini gosterir. Yuzde 95 uzeri doluluk + red sayısı yuksekse iki secenek vardir: (1) yeni lift/usta yatirimi (orta vadeli, sermaye gerektirir), (2) işlem turune göre zaman dilimi optimizasyonu (küçük bakimlar sabah saatlerine, büyük onarimlar erken sabaha alinarak kapasite verim yukseltilir). Hafta sonu açık kalmak veya iki vardiya secenegi de degerlendirilir. Yedek liste ile iptal slotlari hemen kullanıldığında gerçek kapasite yuzde 10 - 15 artar.
No-show politikasi yazili ve önceden duyurulmus olmalıdır. Ilk no-show ücretsiz tolerans kabul edilir, sistemde müşteri kartinda etiket oluşur. Ikinci no-show sonrası online depozito linki ile randevu alinir; gelmedigi takdirde depozito iade edilmez, geldigi takdirde fatura tutarindan dusulur. Büyük onarim randevuları (debriyaj, motor revizyon) parça siparişi tetikledigi için daima depozito ile alinir. Bu kural müşteriye randevu sırasında SMS ile yazili bildirilir.
Iscilik garantisinde aynı ariza aynı sebep koşulu vardir. Iadeli iş emrinde teknik teshis yapılır: (1) ariza aynı parcadan aynı sebepten kaynaklaniyorsa iscilik ve parça ücretsiz, (2) farklı sebep (kullanım hatasi, dis darbe) saptanirsa ayri ücret cikartilir, (3) garanti süresi geçmiş veya KM asilmissa standart ücret uygulanir. Sistemde iade iş emri acildiginda önceki iş emri otomatik baglanir, garanti durumu (geçerli/bitti) renkli gösterilir. Musteriye teshis raporu yazili sunulur, anlasmazlikta hakem heyetine bu rapor sunulur.
Yetkili servis hizmetlerinde norm süre faturalandirma esasidir; müşteriye gerçek çalışma süresi degil norm süre tahakkuk ettirilir. Ustanin yavas calismasi servisin verim sorunudur, müşteriden tahsil edilemez. Tersi durumda (norm 4 saat, usta 2 saatte bitirdi) yine norm süre faturalanir, kar fazlasi servisin verimligine yansir. Sistem norm süre - gerçek süre raporu cikartir; sürekli norm uzeri suren işlemler ustanin egitim/teknik destek ihtiyacini gosterir.
Min seviyesi haftalık tuketim x tedarik süresi x güvenlik faktoru formuluyle hesaplanmali. Örnek: haftada 5 adet satilan, 7 gün tedarik suren parça için min = 5 x 1 x 1.5 = 8 adet. Uyari sıklığı yuksekse iki seyden biri: (1) min seviye gerçek ihtiyactan yuksek tanımlandı, dusurulur veya (2) tedarik süresi uzadi, alternatif tedarikci bulunur. Sistemde Stok Hareket Analizi raporu son 90 gün tuketimi gosterir, gercekci min seviyesi otomatik onerilir.
Yetkili Servis Yonetmeligi ve Tuketici Koruma Kanunu kapsaminda parça tipi müşteriye yazili olarak bildirilmelidir. Aksi durumda müşteri OEM bedeli odedigini iddia ederek fark iadesi talep eder ve hakem heyetinde kazanir. Sistemde iş emri teklifi PDF ciktida her parça yaninda "OEM / OE / Yan Sanayi" etiketi otomatik basilir; müşteri onayi bu etiketle birlikte alindi sayilir. Yan sanayi tercih ediliyorsa fiyat avantaji da gösterilir, boylece müşteri bilincli sececek.
Sanayi Bakanligi Yetkili Servis Hizmetleri Yonetmeligi geregi degisen parça müşteriye teslim teklif edilir. Müşteri istemezse red tutanagi imzalatilmali, parça etiketlenip 1 ay servis arsivinde tutulmalidir. Sistemde iş emri kapanisinda "Eski parça teslim: Edildi / Reddedildi / Imha" seçimi zorunlu yapılır. Red tutanaginda parça seri no veya etiket no yer alir; ileride sigortaya iade veya iade hakki dogarsa belge zincir kalmis olur.
Telefon kaydı olmayan sozlu onay tuketici hakem heyetinde geçerli sayilmaz. Sistemde SMS link onayi veya imzali ek onay formu olmadan ek kalem islenmesi tahsil edilemez. Çözüm: bundan sonra her ek kalem için müşteriye SMS link gonderilir, müşteri tikladiginda IP+zaman damgali onay sisteme dusler. Telefon onayi alindi ise görüşme hemen ardindan SMS ile metin gonderilip "Bu kalem için onay verdiginizi onayliyor musunuz?" sorusuna evet yaniti istenir; bu yazili kanit sayilir.
Hayir, imzali sözleşme olmadan servis baslatilamaz. Imzasiz hizmet verirseniz: (1) Tahsilat hukuki dayanaktan yoksun olur, (2) KVKK açık riza eksik kalir (veli onayi yok), (3) Kaza durumunda sigorta zarar tazminini reddedebilir, (4) Vergi denetiminde sozlesmesiz tahsilat sorun yaratir. Çözüm: ilk gün sofor veliye imzali sözleşme nushasini dijital olarak imzalatir (mobil app uzerinden), 24 saat içinde fiziki sözleşme kuryesi gider. Imzasiz servis YASAK.
Yillik ücret artisi genelde TUFE (Tuketici Fiyat Endeksi) + akaryakit zammi uzerinden hesaplanir. Şirket politikasi: (1) Yillik TUFE ortalamasi alinir, (2) Akaryakit fiyat artisi ayrıca eklenir (yakit şirket maliyetinin %35-45 i), (3) Yeni ücret listesi 1 Temmuzde yayinlanir, (4) Mevcut sozlesmeler sona erene kadar eski fiyatla devam eder, (5) Yeni dönem için veliye 15 Agustosa kadar bilgi gonderilir. Erken kayıt indirimi yeni fiyat artisini telafi edebilir.
Kasko/zorunlu trafik sigortasi kaza bildirimi 48 saat içinde yapilirsa süreç hızlı başlar. Sigorta eksperi 3-7 iş günü içinde araci inceler, hasar tutarini belirler. Yetkili servis onarim için 15-30 gün alir (parça temin ve onarim). Bu süre boyunca ikame araç kasko poliçesinde varsa karşilanir; yoksa şirket yedek araci kullanir. Yaralanma varsa ferdi kaza sigortasi hasta giderlerini karsilar (sağlık raporları ile).
Periyodik bakimi 3 ay veya 5.000 km asilan araç için sistem kirmizi uyari verir ve "sefere uygun degil" statusune dusurur. Sofor tabletinde sefer baslatma engellenebilir. Yönetici override ile bir sefer cikartabilir ama yasal sorumluluk artar: kaza durumunda periyodik bakim aksamasi kusur sayilir. Triger kayisi gibi kritik bakimda asim motor parcalanma riski dogurur; ihmal şirketin tüm yedek araç yatirimini bosa harcatir.
Küçük filolarda manuel kontrol daha önemli: (1) Sofor her dolumda fis fotografini sisteme yukler, (2) Km giris önceki ile karsilastirilir (mantiksiz atlama uyarisi), (3) Haftalik tuketim raporu yoneticiye e-posta gider, (4) Spot kontrol için rastgele araclara depo seviye olcumu yapılır, (5) Sofor ile hedef tuketim sozlesmesi imzalanir (bonus/ceza sistemi). Bu yöntemler yakit kartina alternatif günlük pratiklerdir.
Aniden artan tuketim için kontrol siralamasi: (1) Lastik basinci dusukse %5-10 tuketim artar, (2) Hava filtresi tikalisa motor çok cekis yapar, (3) Yakit filtresi tikalisa enjektor verimsiz çalışır, (4) Sofor surus sekli sertlestiyse (ani fren, hızlı kalkis) GPS verisi ile dogrulanir, (5) Yakit hirsizligi (depo veya tank delinmesi). Sistem otomatik uyari verdiginde önce bu sirayla kontrol yapılır; cozulemezse araç servis bakimina alinir.
Hayir, Okul Servis Araclari Hizmet Yonetmeligi geregi hostes olmadan sefer yapilamaz. Yapilacaklar: (1) Yedek hostes listesinden ulasilir, (2) Yedek bulunamazsa şirket içindeki uygun bir personel (egitim almis) geçici gorevlendirilir, (3) Hicbir çözüm yoksa sefer iptal edilir ve velilere bildirilir. Yonetmelik ihlali ile yakalanan şirket yetki belgesi askiya alinma riski ile karsilasir; çocuk guvenligi ihmali ağır cezalandirilir.
Sofor istihdami öncesi arşiv kayıtlı adli sicil belgesi e-Devlet uzerinden alinir veya sofordan istenir. Belge tarama ile sisteme yuklenir. Belgede cinsel suc, uyusturucu, kasten yaralama, dolandiricilik gibi kayıt varsa istihdam edilemez. Yonetmelik geregi her 6 ayda bir yenileme tavsiye edilir; bazi belediyeler bunu zorunlu tutar. Aktif gorevdeki sofor yeni suc isler ise sicil otomatik tetiklenmez; veli sikayeti veya rutin kontrol ile tespit edilir.